Muster einer Verfahrensdokumentation für Paperjay

Muster, nicht rechtlich oder steuerlich geprüft. Diese Vorlage hilft dir, die Verfahrensdokumentation deines Unternehmens zu schreiben. Sie gilt erst, wenn du sie an deinen Betrieb angepasst hast. Stellen zum Ausfüllen stehen in eckigen Klammern.

Stand des Musters: 13.11.2026

Wozu das Muster dient

Wer Bücher und Aufzeichnungen elektronisch führt, braucht nach den GoBD eine Verfahrensdokumentation (GoBD, Rn. 151 ff.). Sie beschreibt, wie Belege entstehen, verarbeitet, gespeichert und wiedergefunden werden und wie sie vor Verlust und Veränderung geschützt sind. Gegliedert ist sie üblicherweise in eine allgemeine Beschreibung, eine Anwenderdokumentation, eine technische Systemdokumentation und eine Betriebsdokumentation. So ist auch dieses Muster aufgebaut.

Verantwortlich bleibst du, auch wenn du einen Dienst wie Paperjay nutzt. Das Muster beschreibt, was Paperjay beiträgt, und lässt Platz für das, was nur du kennst. Abläufe ohne Paperjay, etwa eine Kasse, gehören ebenfalls hinein. Paperjay ist nicht von Dritten für die GoBD zertifiziert, und solche Testate binden die Finanzverwaltung nicht (GoBD, Rn. 179 bis 181).

1. Allgemeine Beschreibung

Eingesetzte Systeme

2. Anwenderdokumentation

2.1 Ausgangsrechnungen und Angebote

• Rechnungen und Angebote entstehen in Paperjay als Entwurf. Ein Entwurf hat keine Nummer und lässt sich ändern oder löschen.
• Vor dem Abschluss prüft Paperjay Pflichtangaben, etwa Anschrift, Steuernummer und Leistungsdatum. Fehlt etwas, lässt sich die Rechnung nicht abschließen.
• Beim Abschluss vergibt Paperjay die nächste Nummer aus dem Nummernkreis [Format, zum Beispiel RE-2026-0001]. Jede Rechnung und Stornorechnung entsteht dabei als PDF und als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter E-Rechnung; einen Schalter dafür gibt es nicht. Ist beim Kunden eine Käuferreferenz oder Leitweg-ID eingetragen und sind die dafür nötigen Angaben vollständig, entsteht zusätzlich eine XRechnung. Angebote entstehen nur als PDF. Danach lässt sich das Dokument nicht mehr ändern oder löschen.
• Paperjay zählt die Nummern ohne Lücke weiter. Der Inhaber kann den Zähler in den Einstellungen vorstellen, etwa um den Nummernkreis aus einem früheren Programm fortzusetzen; zurückstellen lässt er sich nicht. Jedes Vorstellen wird mit Zeitpunkt und Person protokolliert. [Falls vorgestellt: Datum, Grund und übersprungene Nummern nennen.]
• Korrigiert wird mit einer Stornorechnung, die die Rechnung ganz oder teilweise aufhebt. Sie hat eine eigene Nummer und verweist auf die ursprüngliche Rechnung. Eine Rechnung und eine Stornorechnung bekommen nie dieselbe Nummer, auch wenn beide Nummernkreise gleich aufgebaut sind.
• Versendet wird [per E-Mail aus Paperjay über das eingetragene Postfach / auf anderem Weg: beschreiben]. Jeder Versand steht im Verlauf der Rechnung.
• [Falls genutzt:] Serien legen zum Termin Entwürfe an. Schließt Paperjay sie auf deine Einstellung hin selbst ab oder versendet sie, steht das als „Serie (automatisch)“ im Verlauf. Passt der Steuerfall einer Serie nicht zur Besteuerungsart des Jahres, bleibt der Entwurf liegen, bis du ihn geprüft hast.
• Rechnungen schreibt und schließt ab: [Name, Rolle in Paperjay].
• [Falls zutreffend:] Rechnungen aus dem früheren Programm [Name] sind mit ihren Original-PDFs importiert. Maßgeblich bleibt das Original.

2.2 Zahlungseingänge und offene Posten

• Zahlungen erfasst [Name] in Paperjay von Hand oder per Kontoauszug als Datei. Vorschläge aus dem Abgleich bucht erst eine Person.
• Mahnungen schickt eine Person einzeln ab. Sie stehen im Verlauf der Rechnung.
• Kontrolle: [zum Beispiel monatlicher Abgleich der offenen Posten mit dem Kontoauszug].

2.3 Eingangsbelege und Ausgaben

• Belege kommen per Upload oder über den Belegeingang aus [Postfach, Ordner] in Paperjay. Paperjay liest Werte aus dem Beleg als Vorschlag. Geprüft und gebucht wird von [Name]. Aus dem Belegeingang übernimmt Paperjay nur die Anhänge; ist die Mail selbst Beleg oder Geschäftsbrief, bewahrst du sie in deinem Postfach auf.
• Elektronisch empfangene Belege speichert Paperjay unverändert im empfangenen Format. Bei einer E-Rechnung ist das die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF mit dem eingebetteten XML. Ob du weitere Fassungen aufbewahren musst, klärst du mit deiner Steuerberatung.
• Nach der Buchung lassen sich Beleg und Datei nicht mehr ändern. Korrigiert wird per Storno.
• Papierbelege: [werden im Original abgelegt in … / werden gescannt]. Wenn du Papier nach dem Scannen vernichtest, beschreibe hier, wer wann scannt, wie die Lesbarkeit und Vollständigkeit geprüft wird und welche Belege du trotzdem im Original aufbewahrst. Einen eigenen Ablauf für das ersetzende Scannen bringt Paperjay nicht mit.

2.4 Entnahmen, Einlagen und Anlagegüter

• Entnahmen, Einlagen, private Nutzung, Pauschalen und Abgänge trägt [Name] in Paperjay unter Steuern ein.
• Anlagegüter entstehen aus gebuchten Belegen mit Abschreibung. Die Gruppe für die Anlage AVEÜR wählst du dort.

2.5 Auswertungen und Übergabe

• Die EÜR in Paperjay ist ein Arbeitsstand. Die Erklärung gibt [Name oder Steuerberatung] über [ELSTER / Kanzlei] ab.
• Die Werte der Umsatzsteuer-Voranmeldung erzeugt Paperjay als Datei für Mein ELSTER. Übermittelt wird von [Name], [monatlich / vierteljährlich]. Danach markiert [Name] den Zeitraum in Paperjay als abgegeben.
• Den DATEV-Export bekommt [Kanzlei] [Turnus]. Einträge, die an DATEV gegeben wurden, lassen sich in Paperjay nicht mehr entfernen.

2.6 Abläufe außerhalb von Paperjay

[Kasse, Online-Shop, Plattformen, Reisekosten, Lohn: beschreiben oder „keine“ eintragen.]

3. Technische Systemdokumentation

• Paperjay ist eine Web-App. Der Anbieter betreibt sie auf einem Server der STRATO GmbH in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Die Daten liegen damit in Deutschland (§ 146 Abs. 2 AO). Einzelheiten stehen im Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit seinen technischen und organisatorischen Maßnahmen.
• Daten liegen in einer PostgreSQL-Datenbank. Jedes Unternehmen ist durch die Datenbank selbst von anderen getrennt.
• Abgeschlossene Dokumente, gebuchte Belege und ihre Dateien sind durch die Datenbank gegen Änderungen gesperrt. Jedes Dokument hat einen Verlauf mit Zeit und handelnder Person.
• Rechnungen entstehen als PDF. E-Rechnungen entstehen als ZUGFeRD-PDF (PDF/A-3, Profil EN 16931) und als XRechnung (CII). Paperjay prüft beim Abschluss das ZUGFeRD-PDF mit Mustang und veraPDF und die XRechnung mit dem KoSIT-Validator und vermerkt das Ergebnis an der Datei. Ist ein Prüfdienst nicht erreichbar, steht dort „Nicht geprüft“. Geprüft wird das Format, nicht der steuerliche Inhalt.
• Der Export enthält alle Datensätze als JSON, alle Originaldateien und eine Datei mit SHA-256-Prüfsummen aller Teile. Der DATEV-Export folgt dem DATEV-Format für Buchungsstapel.
• Updates spielt der Anbieter ein. Abgeschlossene Dokumente bleiben dabei unverändert. Wegfallende Funktionen kündigt er nach den AGB vorher an. Den Stand, auf den sich diese Dokumentation bezieht, hältst du mit Datum fest: [Datum].
• [Falls genutzt:] Über die Schnittstellen REST und MCP greifen [Skripte, Werkzeuge] mit eigenen Schlüsseln zu. Sie dürfen [Rechte des Schlüssels].

4. Betriebsdokumentation

4.1 Zugänge

Jede Person meldet sich mit eigenem Konto an, [mit Passkey / mit Passwort und zweitem Schritt]. Wer ausscheidet, wird am selben Tag aus dem Team entfernt. Damit enden seine Sitzungen und Schlüssel in diesem Unternehmen.

4.2 Datensicherung und Aufbewahrung

• Der Anbieter sichert die Datenbank täglich für den Betrieb. Diese Sicherungen sind kein Archiv für dich.
• Für die eigene Aufbewahrung lädt [Name] [monatlich / vierteljährlich] den vollständigen Export herunter und legt ihn in [Ort] ab. [Zusätzlich oder stattdessen:] Die externe Sicherung legt täglich eine verschlüsselte Kopie in [Speicher] ab. Die Passphrase liegt [Ort, nicht in Paperjay].
• Aufbewahrt wird nach § 147 AO und § 14b UStG: Bücher, Aufzeichnungen und Organisationsunterlagen, also auch diese Verfahrensdokumentation, zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, empfangene Handels- und Geschäftsbriefe und Wiedergaben abgesandter Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre, jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres. Die achtjährige Frist für Buchungsbelege gilt seit dem BEG IV für Unterlagen, deren Frist am 1.1.2025 noch nicht abgelaufen war. [Fristen mit der Steuerberatung bestätigen.]
• Lesbarkeit: [Name] öffnet [einmal im Jahr] einen Export und prüft stichprobenartig Rechnungen und Belege.
• Vor dem Ende des Vertrags mit Paperjay lädt [Name] einen letzten vollständigen Export herunter.

4.3 Datenzugriff der Finanzverwaltung

Nach § 147 Abs. 6 AO kann die Finanzverwaltung im Rahmen einer Außenprüfung auf die Daten zugreifen:

• Unmittelbar: Solange dein Tarif läuft, bekommt die Prüferin oder der Prüfer ein eigenes Konto mit der Rolle „Nur lesen“ und wird nach der Prüfung wieder entfernt. Nach Vertragsende lassen sich keine neuen Personen einladen; dann bleibt der Export. Nach einem Löschantrag gibt es nur noch die Datenträgerüberlassung über einen Export, den der Anbieter auf Anforderung herausgibt.
• Mittelbar: [Name] wertet nach Vorgabe aus, etwa mit Filtern in den Listen, der EÜR als PDF und CSV oder dem DATEV-Export.
• Datenträgerüberlassung: Übergeben werden der Export als ZIP und auf Wunsch der DATEV-Export. Ob diese Formate für die Prüfung genügen, ist nicht geprüft.

4.4 Internes Kontrollsystem

• Vor dem Abschluss: Pflichtprüfung in Paperjay, Durchsicht von Betrag, Empfänger und Leistungszeitraum durch [Name].
• [Monatlich]: Abgleich der offenen Posten mit dem Bankkonto, Durchsicht der Belege vor der Buchung.
• Vor jeder Umsatzsteuer-Voranmeldung: Abgleich der Kennzahlen mit den Belegen dahinter.
• Zugänge: Liste in 4.1 aktuell halten, zweiter Anmeldeschritt für alle Konten.
• [Weitere Kontrollen]

4.5 Störungen

• Ist Paperjay nicht erreichbar, [schreibst du Rechnungen später / nutzt du einen Notfallweg: beschreiben].
• Datenschutzvorfälle meldet der Anbieter nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung per E-Mail an den Inhaber.

5. Änderungen dieser Dokumentation

Bewahre jede Fassung so lange auf wie die Unterlagen, die sie erklärt. Ändert sich ein Ablauf, trägst du hier ein, was ab wann gilt.