Datenschutzhinweise für den Dienst Paperjay
Entwurf, nicht rechtlich geprüft. Dieser Text ist ein Arbeitsstand für die Prüfung durch eine Fachperson. Stellen mit „(Vorschlag)“ beschreiben Technik, die der Inhaber noch bestätigt.
Stand: 15.11.2026. Diese Hinweise gelten für die gehostete App unter paperjay.de. Für die Website gilt die Datenschutzerklärung der Website. Sie erfüllen die Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO.
Wer verantwortlich ist
Torben Buck, tbuck software, Zu den Weiden 12, 58339 Breckerfeld, Deutschland, E-Mail: mail@tbuck.de
Einen Datenschutzbeauftragten habe ich nicht benannt. Ich betreibe Paperjay allein und bin dazu nach § 38 BDSG und Art. 37 DSGVO nicht verpflichtet.
Wofür diese Hinweise gelten
Es gibt zwei Rollen:
- Daten deines Unternehmens, also Kunden, Rechnungen, Belege, Zahlungen und alles, was du in Paperjay einträgst: Hier verarbeite ich in deinem Auftrag. Verantwortlich bist du. Dafür gilt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
- Daten für meine eigenen Zwecke: dein Konto, die Anmeldung, der Schutz vor Missbrauch, die Abrechnung des Tarifs, Mails des Dienstes und Support. Dafür bin ich verantwortlich. Darum geht es hier.
Registrierung und Konto
| Daten | E-Mail-Adresse, Name, Hash des Passworts (scrypt), Zeitpunkt der Anlage, Mitgliedschaften und Rollen in Unternehmen, Name des ersten Unternehmens, Bestätigung als Unternehmer |
|---|---|
| Zweck | Dir Zugang zu Paperjay geben und den Vertrag erfüllen |
| Rechtsgrundlage | Vertrag, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Speicherdauer | Eine nicht bestätigte Registrierung höchstens 49 Stunden. Das Konto, bis du es unter Mein Konto löschst; als Inhaber geht das, wenn du das Unternehmen gelöscht oder die Inhaberschaft übertragen hast. Dann überschreibt Paperjay E-Mail-Adresse, Name und Passwort und löscht Passkeys, Authenticator-App, Codes und Sitzungen. Ein Datensatz ohne E-Mail-Adresse, Name und Passwort bleibt, weil Einladungen, Schlüssel und Protokolle auf seine Kennung verweisen. Er ist damit pseudonym. |
Bei der Registrierung bekommst du einen Link zur Bestätigung. Er liegt nur als Hash in der Datenbank und gilt 48 Stunden.
Im Verlauf eines Unternehmens, das weiter aufbewahrt wird, bleibt deine E-Mail-Adresse als handelnde Person stehen. Das gehört zu den Unterlagen dieses Unternehmens und richtet sich nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Anmeldung, Passkeys und zweiter Schritt
| Daten | Für Passkeys: Kennung, öffentlicher Schlüssel, Signaturzähler, Transportwege, Kennung des Gerätetyps (AAGUID), ob der Passkey synchronisiert wird, der Name, den du vergibst oder den Paperjay aus Gerätetyp und Browser vorschlägt, Anlage und letzte Nutzung. Für die Authenticator-App: das Geheimnis, verschlüsselt. Für Wiederherstellungscodes: nur Hashes. |
|---|---|
| Zweck | Sichere Anmeldung |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Sicherheit auch lit. f |
| Speicherdauer | Bis du den Faktor entfernst oder das Konto löschst. Anfragen für Passkeys gelten einmal und laufen nach 5 bis 15 Minuten ab. |
Biometrische Daten wie Fingerabdruck oder Gesicht bleiben auf deinem Gerät. Paperjay erhält sie nicht.
Cookies und Speicher im Browser
Paperjay speichert in deinem Browser nur, was für den Dienst oder für eine Einstellung nötig ist, die du selbst wählst (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eine Einwilligung ist dafür nicht nötig. Paperjay setzt keine Cookies zur Analyse oder Werbung.
| Name | Art | Zweck | Dauer |
|---|---|---|---|
fink_session | Cookie | Hält dich angemeldet | 30 Tage oder bis zur Abmeldung |
fink_webauthn | Cookie | Verbindet eine Passkey-Anfrage mit deinem Browser | 5 bis 15 Minuten |
fink_login | Cookie | Merkt sich bei der Anmeldung, dass das Passwort stimmte, bis der zweite Schritt folgt | 10 Minuten |
fink.privacy | Lokaler Speicher | Merkt sich, dass du „Daten verbergen“ eingeschaltet hast | Bis du es ausschaltest |
fink.sandbox-origin | Lokaler Speicher | Merkt sich, aus welchem Unternehmen du die Testfirma geöffnet hast | Bis du die Browserdaten löschst |
fink.editor.split | Lokaler Speicher | Merkt sich die Breite der Vorschau im Dokumenteditor | Bis du sie zurücksetzt |
sveltekit:scroll, sveltekit:snapshot | Sitzungsspeicher | Merkt sich Scrollposition und Eingaben, wenn du zurückblätterst | Bis du den Tab schließt |
keyval-store | IndexedDB | Hält die Sprachdaten der Texterkennung für Belege, damit sie nicht jedes Mal neu geladen werden | Bis du die Browserdaten löschst |
Die Cookies sind für Skripte nicht lesbar und werden nur verschlüsselt übertragen. In der Datenbank liegt zu einer Sitzung nur der Hash des Tokens, das Konto, das Unternehmen, Anlage und Ablauf. Unter Mein Konto → Anmeldung kannst du dich überall sonst abmelden.
Schutz vor Missbrauch
| Daten | Mit einem geheimen Schlüssel des Servers gebildete Hashes (HMAC) aus E-Mail-Adresse, IP-Adresse oder Netz und der Kennung des Kontos oder des Unternehmens, Zähler und Ablaufzeit. Die IP-Adresse selbst speichert Paperjay dafür nicht. |
|---|---|
| Zweck | Begrenzung von Anmeldeversuchen und Schutz davor, dass Fremde dich aussperren |
| Rechtsgrundlage | Mein berechtigtes Interesse und deines an einem sicheren Dienst, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| Speicherdauer | Zähler bis zu 27 Stunden nach dem letzten Versuch, bei Einladungen je Unternehmen bis zu 50 Stunden, beim Anlegen weiterer Unternehmen und bei Registrierung und Einladung je Adresse bis zu drei Tage und eine Stunde. Die Merkhilfe, von welchem Netz du dich schon angemeldet hast, 90 Tage nach der letzten Anmeldung von dort. |
Auch solche Hashes sind pseudonyme, also personenbezogene Daten. Ich behandle sie entsprechend.
Sicherheitsprotokoll
| Daten | Sicherheitsrelevante Vorgänge am Konto, etwa Anmeldung mit Passkey, Anmeldefaktoren geändert, Passwort zurückgesetzt, Sperre nach zu vielen Versuchen, Faktoren durch den Betreiber zurückgesetzt. Dazu Vorgänge zum Vertrag: Registrierung und Anlegen eines Unternehmens mit den Prüfsummen der Vertragstexte, die dabei galten, Bestellung, Kündigung, Widerruf, Änderungen des Status, Rückbuchungen einer Zahlung mit Vorgangsnummer, Stand und Betrag und, wenn du ihn freiwillig angibst, der Grund für eine Kündigung. Jeweils mit Zeitpunkt, Konto, Unternehmen, handelnder Person und Einzelheiten zum Vorgang, ohne IP-Adresse. |
|---|---|
| Zweck | Nachvollziehen von Sicherheitsvorfällen, Nachweis von Bestellung, Kündigung und Widerruf, Verbesserung des Dienstes |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, für Bestellung, Kündigung und Widerruf auch lit. b. Den Grund einer Kündigung gibst du freiwillig an (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); du kannst die Einwilligung jederzeit per Mail widerrufen, dann lösche ich ihn. |
| Speicherdauer | Vorgänge zur Sicherheit ein Jahr. Vorgänge zum Vertrag, solange der Vertrag läuft, und danach bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach dem letzten Vorgang zum Vertrag, in der Regel seinem Ende, wegen der Verjährung nach §§ 195, 199 BGB. Paperjay löscht sie danach von selbst. Den Nachweis, welche Fassung der Vertragstexte bei Registrierung oder Anlegen eines Unternehmens galt, solange das Unternehmen besteht, und nach seiner Löschung ebenfalls bis zum Ende des dritten Kalenderjahres. Den freiwilligen Grund einer Kündigung ein Jahr. Das Protokoll bleibt so lange auch nach dem Löschen des Kontos bestehen; deine E-Mail-Adresse als handelnde Person entfernt Paperjay dabei. |
Erklärungen zum Vertrag
Kündigung und Widerruf speichert Paperjay beim Eingang mit Art, Eingangszeit, Konto und E-Mail-Adresse der handelnden Person, bevor der Zahlungsanbieter sie umsetzt. So zählen sie auch, wenn er gerade nicht erreichbar ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Paperjay löscht diesen Eintrag 30 Tage, nachdem die Erklärung umgesetzt ist; der Nachweis steht dann im Sicherheitsprotokoll. Löschst du dein Konto vorher, entfernt Paperjay deine Adresse daraus.
Server-Logs
Die App und die Datenbank schreiben Fehlermeldungen in ein Protokoll auf dem Server: Zeitpunkt, Art und Code des Fehlers und Stelle im Programm, vereinzelt die Kennung eines Unternehmens. Fehlertexte der App, IP-Adressen, E-Mail-Adressen, Geheimnisse, Bankumsätze, Antworten des Zahlungsanbieters und Datensätze schreiben sie nicht hinein. Meldungen der Datenbank enthalten keine Details und keine Abfrage, können aber einen einzelnen fehlerhaften Eingabewert nennen. Das Protokoll umfasst höchstens 30 MB je Dienst; ältere Einträge werden überschrieben. Bei jedem Update beginnt das Protokoll der App neu.
Der Proxy vor der App (Traefik) verarbeitet bei jedem Aufruf IP-Adresse, Zeitpunkt, Adresse und Browserkennung, um die Anfrage weiterzuleiten. Ein Protokoll der Zugriffe schreibt er nicht.
Die nächtliche Sicherung des Servers nimmt diese Protokolle nicht mit.
Rechtsgrundlage ist mein berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionierenden Dienst, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Einladungen
Lädt ein Inhaber jemanden in sein Unternehmen ein, speichert Paperjay die E-Mail-Adresse, die Rolle und den Hash des Einladungslinks. Rechtsgrundlage ist mein und des Einladenden berechtigtes Interesse, das Team zusammenzubringen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Einladung gilt 7 Tage. 30 Tage nachdem sie angenommen, zurückgezogen oder abgelaufen ist, löscht Paperjay sie. Die Einladungsmail verweist auf diese Hinweise. Dass jemand eingeladen wurde, steht mit Adresse und Rolle außerdem im Verlauf des Unternehmens, bis dieses gelöscht wird; das gehört zu dessen Unterlagen.
Mails des Dienstes
Paperjay schickt Mails zur Bestätigung der Registrierung, als Hinweis, wenn für eine Adresse schon ein Konto besteht, zum Zurücksetzen des Passworts, für Einladungen ins Team, zur Bestätigung von Bestellung, Kündigung und Widerruf, als Eingangsbestätigung, wenn der Zahlungsanbieter gerade nicht erreichbar ist, und als Hinweis auf eine fehlgeschlagene oder zurückgebuchte Zahlung an alle Inhaber. Ob eine Bestätigung zum Vertrag versandt wurde, hält Paperjay im Sicherheitsprotokoll fest, ohne die Adresse.
| Daten | E-Mail-Adresse, Name des Unternehmens, bei Einladungen die Rolle, Inhalt der Mail |
|---|---|
| Zweck | Vertrag und Sicherheit des Kontos |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für den Hinweis, dass für eine Adresse schon ein Konto besteht, lit. f; gegenüber Verbrauchern bei Bestätigungen zum Vertrag auch lit. c mit § 312k Abs. 4 und § 356a Abs. 4 BGB |
| Empfänger | Die Mails gehen über mein Postfach invoice@tbuck.de bei der dogado GmbH, Saarlandstraße 25, 44139 Dortmund, als Auftragsverarbeiter. Paperjay selbst legt keine Kopie ab. Unzustellbare Mails kommen in dieses Postfach zurück; ich lösche sie nach 30 Tagen. |
Mails an deine Kunden gehen nicht über diesen Weg, sondern über das Postfach, das du in Paperjay einträgst.
Zahlung
Die Abrechnung des Tarifs wickelt die Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland, ab.
| Daten, die Paperjay an Stripe gibt | Name des Unternehmens, E-Mail-Adresse der bestellenden Person, interne Kennung des Unternehmens, gewählter Tarif |
|---|---|
| Daten, die du Stripe direkt gibst | Zahlungsdaten für Karte oder SEPA-Lastschrift. Andere Zahlarten wie Link oder PayPal biete ich nicht an. Paperjay sieht die Zahlungsdaten nicht. |
| Daten, die Paperjay von Stripe liest | Kennungen von Kunde und Abo, Status, Zeitraum, Beträge, Zeitpunkte von Zahlung und Erstattung |
| Daten für die Rechnung | Name, Anschrift, E-Mail-Adresse und USt-IdNr. deines Unternehmens aus deinen Einstellungen. Sie bleiben in Paperjay. |
| Zweck | Bestellung, Zahlung, Rechnung, Kündigung, Widerruf und Erstattung |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Rechnung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO mit § 14b UStG und § 147 AO |
| Speicherdauer | Rechnungen an dich acht Jahre ab Ende des Jahres ihrer Ausstellung, länger, solange die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO), auch wenn du dein Unternehmen löschst. Übrige Angaben zur Abrechnung bis zur Löschung deines Unternehmens. |
Bei der Bestellung speichert Paperjay, dass du bestätigt hast, als Unternehmer zu handeln, mit Zeitpunkt, Tarif und Beschriftung des Bestellknopfs.
Auf der Bezahlseite erhält Stripe außerdem die Angaben, die du dort machst, etwa Karteninhaber und Land, sowie IP-Adresse und Daten zu Gerät und Browser.
Stripe verarbeitet diese Daten in zwei Rollen: für die Abwicklung von Abo und Zahlung in meinem Auftrag als Auftragsverarbeiter nach der Datenverarbeitungsvereinbarung von Stripe, für Betrugsprävention und eigene gesetzliche Pflichten, etwa zur Geldwäscheprävention, als eigener Verantwortlicher. Dabei kann Stripe Daten an die Stripe, Inc. in den USA übermitteln. Beantragst du die Löschung deines Unternehmens, lösche ich deinen Kundendatensatz bei Stripe, spätestens bei der endgültigen Löschung; was Stripe selbst aufbewahren muss, bewahrt Stripe nach seinen Pflichten auf. Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework, unter dem Stripe zertifiziert ist, ergänzend Standardvertragsklauseln. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung von Stripe.
Support
Schreibst du mir, verarbeite ich deine Nachricht und deine Adresse, um zu antworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um deinen Vertrag geht, sonst lit. f. Die Nachricht liegt in meinem Postfach mail@tbuck.de bei der dogado GmbH. Ich lösche sie ein Jahr nach Erledigung, außer sie ist für meine Besteuerung bedeutsam; dann bewahre ich sie als Geschäftsbrief nach § 147 Abs. 1 AO sechs Jahre auf, etwa eine Kündigung oder einen Widerruf per Mail (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Für den Support sehe ich mir Daten deines Unternehmens nur an, wenn du mich darum bittest oder es für die Fehlerbehebung nötig ist.
Sicherungen
Alle Daten in Paperjay, auch die Kontodaten, stecken in den Sicherungen:
- Täglicher Dump der Datenbank auf dem Server, etwa fünf Wochen (höchstens 37 Tage) aufbewahrt.
- Ein Dump vor jedem Update, ebenso lange aufbewahrt.
- Eine tägliche, mit restic verschlüsselte Sicherung des ganzen Servers auf ein NAS in meinen Räumen in Deutschland, aufbewahrt höchstens sechs Monate. Weil sie die Dumps mitnimmt, kann ein Datensatz darin bis zu sieben Monate stecken.
Die Sicherung des Servers enthält auch die Protokolle und die Zähler zum Schutz vor Missbrauch. Gelöschte Daten verschwinden aus den Sicherungen erst, wenn diese ablaufen. Bis dahin nutze ich sie nur, um den Dienst nach einem Fehler wiederherzustellen.
Empfänger
- STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, als Betreiber des Servers in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main, als Auftragsverarbeiter.
- dogado GmbH, Dortmund, als Betreiber der Postfächer für Mails des Dienstes und Support, als Auftragsverarbeiter.
- Stripe Payments Europe als Auftragsverarbeiter und als eigener Verantwortlicher, siehe Zahlung.
- Meine Steuerberatung und das Finanzamt, soweit es um Rechnungen an dich geht.
- Behörden, wenn ein Gesetz es verlangt.
Außer über Stripe übermittle ich keine Daten in Länder außerhalb der EU. Paperjay setzt keine Webanalyse, keine Werbung und keine Tracker ein. Schriften und Programmteile, auch die Texterkennung für Belege, liefert Paperjay vom eigenen Server.
Deine Rechte
Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20).
Wo ich mich auf ein berechtigtes Interesse stütze (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).
Schreib dafür an mail@tbuck.de. Du kannst dich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel bei der für mich zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.
Die Angaben zu Konto, Anmeldung und Zahlung brauche ich, um den Vertrag zu erfüllen. Ohne sie kannst du Paperjay nicht nutzen.
Paperjay bildet keine Profile. Automatisch folgen aus dem Vertrag: Nach dem Ende des Testzeitraums oder des Vertrags ist ein Unternehmen nur noch lesbar, und 14 Tage nach einer fehlgeschlagenen oder endgültig zurückgebuchten Zahlung endet der Vertrag. Diese Folge ist für den Vertrag erforderlich (Art. 22 Abs. 2 lit. a DSGVO). Du hast das Recht, dass ich als Person eingreife, deinen Standpunkt darlegst und die Folge anfichtst; schreib mir dafür. Die Logik: Paperjay sperrt das Schreiben, wenn kein Testzeitraum und kein bezahlter Zeitraum läuft, und beendet den Vertrag, wenn der Zahlungsanbieter 14 Tage nach dem ersten Fehlschlag keine erfolgreiche Zahlung meldet oder eine Rückbuchung 14 Tage nach ihrem Feststehen nicht aufgehoben ist.