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Vertrag zur Auftragsverarbeitung für Paperjay (gehostet)

Entwurf, nicht rechtlich geprüft. Dieser Text ist ein Arbeitsstand für die Prüfung durch eine Fachperson. Er gilt noch für niemanden. Stellen mit „(Vorschlag)“ beschreiben Technik, die der Inhaber noch bestätigt.

Stand: 15.11.2026. Rechtsgrundlage ist Art. 28 DSGVO. Aufbau und Inhalt orientieren sich an den Standardvertragsklauseln der Kommission nach Art. 28 Abs. 7 DSGVO.

1. Parteien und Rollen

  1. Verantwortlicher bist du als Kunde von Paperjay („du“).
  2. Auftragsverarbeiter bin ich, Torben Buck, tbuck software, Zu den Weiden 12, 58339 Breckerfeld, Deutschland, mail@tbuck.de („ich“).
  3. Dieser Vertrag gilt für die Daten deines Unternehmens, die du in Paperjay speicherst oder durch Paperjay verarbeiten lässt. Er gilt nicht für Daten, die ich für eigene Zwecke verarbeite: dein Konto, die Anmeldung, die Abrechnung des Tarifs und die Sicherheit des Dienstes. Dafür gelten die Datenschutzhinweise für den Dienst. Aus deinen Unternehmensangaben verwende ich Name, Anschrift, E-Mail-Adresse und USt-IdNr. auch selbst als deine Rechnungsanschrift und gebe den Namen an meinen Zahlungsanbieter weiter; dafür bin ich Verantwortlicher.
  4. Der Vertrag wird mit der Bestätigung der Registrierung oder dem Anlegen eines weiteren Unternehmens Teil des Vertrags über Paperjay und gilt auch im Testzeitraum. Er läuft, solange ich Daten deines Unternehmens verarbeite.

2. Gegenstand, Dauer, Art und Zweck

  1. Gegenstand. Bereitstellung und Betrieb von Paperjay nach der Leistungsbeschreibung: Speichern, Anzeigen, Erzeugen, Versenden, Sichern, Exportieren und Löschen der Daten deines Unternehmens.
  2. Dauer. Solange der Vertrag über Paperjay läuft, und danach bis zur Löschung nach § 9.
  3. Art der Verarbeitung. Erheben, Speichern, Ordnen, Auslesen, Abfragen, Verwenden, Übermitteln auf deine Veranlassung, Sichern, Einschränken und Löschen (Art. 4 Nr. 2 DSGVO).
  4. Zweck. Rechnungsstellung, Angebote, Belegverwaltung, Zahlungsabgleich, Buchführung, Auswertungen und Aufbewahrung für dein Unternehmen.

3. Daten und betroffene Personen

Kategorie betroffener PersonenArten von Daten
Deine Kunden und ihre AnsprechpersonenName, Anschrift, E-Mail, Telefon, Kundennummer, USt-IdNr., Leitweg-ID, Bankverbindung (IBAN, BIC), Inhalte von Angeboten und Rechnungen, Zahlungen, Mahnungen, Verlauf
Deine LieferantenName, Anschrift und weitere Angaben aus Belegen und eingehenden E-Rechnungen, Absenderadresse und Eingangsdaten aus dem Belegeingang
ZahlendeName und Verwendungszweck aus bestätigten Zahlungseingängen, aus Kontoauszügen, die du hochlädst
Du selbst und deine TeammitgliederName, E-Mail, Rolle, Handlungen im Verlauf, Steuerdaten des Unternehmens einschließlich Privatentnahmen und Einlagen
Personen in DokumentenAlles, was du in freie Felder, Positionen, Notizen oder hochgeladene Dateien schreibst, auch Daten, die du aus einem anderen Programm wie sevdesk übernimmst
Zugänge zu deinen DienstenAnmeldenamen und Passwörter deiner Postfächer, Zugangsschlüssel deines Speichers, verschlüsselt gespeichert

Paperjay ist nicht für besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO und nicht für Daten bestimmt, die einem Berufsgeheimnis nach § 203 StGB unterliegen. Speichere solche Daten nicht in Paperjay. Alle Daten schützt Paperjay mit denselben Maßnahmen aus Anlage 1; ob sie für deine Daten genügen, prüfst du als Verantwortlicher.

4. Weisungen (Art. 28 Abs. 3 lit. a)

  1. Ich verarbeite die Daten nur auf deine dokumentierte Weisung, auch bei einer Übermittlung in ein Drittland. Deine Weisungen sind dieser Vertrag, die AGB und das, was du in der App einstellst und auslöst, zum Beispiel Versand, Export, externe Sicherung oder Löschantrag.
  2. Weitere Weisungen gibst du in Textform an mail@tbuck.de. Mündliche Weisungen bestätigst du in Textform.
  3. Verlangt ein Gesetz der EU oder Deutschlands eine andere Verarbeitung, sage ich dir das vorher, außer das Gesetz verbietet es.
  4. Halte ich eine Weisung für rechtswidrig, sage ich dir das unverzüglich (Art. 28 Abs. 3 Satz 3 DSGVO). Ich darf sie aussetzen, bis du sie bestätigst oder änderst.

5. Vertraulichkeit (lit. b)

  1. Heute verarbeite nur ich die Daten. Ich bin zur Vertraulichkeit verpflichtet. Setze ich weitere Personen ein, verpflichte ich sie vorher schriftlich zur Vertraulichkeit.
  2. Im Betrieb sehe ich Daten deines Unternehmens nur, wenn es für Betrieb, Fehlerbehebung oder Support nötig ist oder du mich darum bittest. Wo Anzahlen reichen, frage ich nur Anzahlen ab. Die Betreiberansicht der Abrechnung zeigt keine Firmennamen, Anschriften oder Inhalte.
  3. Gelangen trotz § 3 fremde Geheimnisse eines Berufsgeheimnisträgers zu mir, behandle ich sie vertraulich. Mir ist bekannt, dass ich mich nach § 203 Abs. 4 StGB strafbar mache, wenn ich solche Geheimnisse unbefugt offenbare.

6. Sicherheit (lit. c, Art. 32)

Ich treffe die technischen und organisatorischen Maßnahmen aus Anlage 1. Ich darf sie durch gleichwertige oder bessere ersetzen, nicht aber das Schutzniveau senken. Wesentliche Änderungen dokumentiere ich und teile sie dir auf Anfrage mit.

7. Unterauftragnehmer (lit. d, Art. 28 Abs. 2 und 4)

  1. Du erlaubst allgemein, dass ich Unterauftragnehmer einsetze. Die aktuellen stehen in Anlage 2.
  2. Bevor ich einen Unterauftragnehmer hinzunehme oder ersetze, sage ich dir das mindestens vier Wochen vorher per E-Mail. Du kannst innerhalb dieser Frist aus einem datenschutzrechtlichen Grund in Textform widersprechen. Einigen wir uns nicht, kannst du den Vertrag zum Zeitpunkt der Änderung kündigen. Bereits bezahlte Zeiträume danach erstatte ich anteilig.
  3. Mit jedem Unterauftragnehmer schließe ich einen Vertrag nach Art. 28 Abs. 4 DSGVO mit Pflichten, die Art. 28 Abs. 3 DSGVO entsprechen. Erfüllt er seine Pflichten nicht, hafte ich dir dafür.
  4. Dienste, die du selbst in Paperjay einträgst, sind keine Unterauftragnehmer von mir. Dazu gehören dein Postfach für Versand und Belegeingang, dein Speicher für die externe Sicherung, der Zugang zu einem anderen Programm wie sevdesk und Programme, die du über REST oder MCP mit eigenen Schlüsseln anbindest, etwa KI-Werkzeuge. Mit diesen Anbietern hast du einen eigenen Vertrag; was du ihnen über Paperjay gibst, verantwortest du.

8. Unterstützung (lit. e und f)

  1. Rechte betroffener Personen. Mit der App kannst du Daten selbst ansehen, exportieren und, solange sie Entwurf sind, berichtigen und löschen. Kunden und Produkte archivierst du; ganz löschen lassen sie sich in der App nicht. Einen Kunden oder ein Produkt ohne abgeschlossene Dokumente lösche ich auf deine Weisung in Textform innerhalb von 30 Tagen. Abgeschlossene Dokumente und gebuchte Belege sind unveränderbar; du berichtigst sie per Storno und Korrektur, und einzeln löschen lassen sie sich nicht. Sind die Aufbewahrungsfristen für dein ganzes Unternehmen abgelaufen, löschst du es nach § 9. Einzelne abgelaufene Jahre löschen kann Paperjay heute nicht. Wendet sich eine betroffene Person direkt an mich, leite ich die Anfrage unverzüglich an dich weiter und antworte ihr nicht selbst in der Sache.
  2. Datenschutzvorfälle. Erfahre ich von einer Verletzung des Schutzes der Daten deines Unternehmens, sage ich dir unverzüglich Bescheid, nach Möglichkeit innerhalb von 24 Stunden, nachdem ich davon erfahren habe, per E-Mail an die Adresse des Inhabers. So kannst du deine Pflichten aus Art. 33 und 34 DSGVO erfüllen. Die Meldung enthält, was ich zu diesem Zeitpunkt weiß: Art des Vorfalls, betroffene Daten und Personen mit ungefährer Zahl, wahrscheinliche Folgen, ergriffene und vorgeschlagene Maßnahmen und eine Ansprechperson. Was ich später erfahre, reiche ich nach.
  3. Folgenabschätzung und Konsultation. Ich gebe dir die Informationen, die du für Art. 35 und 36 DSGVO brauchst, soweit ich sie habe.
  4. Verzeichnis. Ich führe ein Verzeichnis der Verarbeitungen, die ich in deinem Auftrag vornehme (Art. 30 Abs. 2 DSGVO).
  5. Kosten. Unterstützung nach diesem Paragraphen kostet dich nichts, soweit sie nicht über das hinausgeht, was in der App möglich ist, und keinen erheblichen Aufwand macht. Sonst sprechen wir den Aufwand vorher ab. Für Unterstützung nach einem Vorfall, den ich zu vertreten habe, berechne ich nie etwas.

9. Löschung und Rückgabe nach Vertragsende

  1. Rückgabe. Während des Vertrags und in der Lesezeit nach Nr. 2 lädst du jederzeit einen vollständigen Export als ZIP herunter. Danach, auch während einer Aufbewahrung nach Nr. 3, gebe ich dir auf Verlangen einen vollständigen Export heraus, in der Regel innerhalb von fünf Werktagen. Einen Lesezugang für dich oder die Finanzverwaltung gibt es während der Aufbewahrung nicht; sie ersetzt deine eigene Aufbewahrung nicht. Ich betreibe Paperjay allein und habe keine Vertretung (AGB § 11 Nr. 5). Verlass dich deshalb nicht allein auf die Kopie bei mir. Der Export enthält die Datensätze als JSON, Dokumente, Originaldateien und Belege. Nicht enthalten sind Zugangsdaten, Schlüssel, Team, Verbindungen zu anderen Diensten und die Einstellungen für Versand, Belegeingang und Automatik.
  2. Lesezugang nach Vertragsende. Nach dem Ende des Testzeitraums oder des Vertrags, bei einem wiederhergestellten Unternehmen ohne eigenen Tarif nach der Wiederherstellung, bleibt dein Unternehmen 90 Tage nur lesbar gespeichert, damit du deine Unterlagen einsehen und exportieren kannst. Dann schreibe ich dir. Buchst du in den folgenden vier Wochen keinen Tarif und beantragst keine Aufbewahrung nach Nr. 3, lösche ich das Unternehmen endgültig.
  3. Löschung mit Aufbewahrung. Als Inhaber beantragst du die Löschung in der App mit Firmenname und Passwort oder Passkey, nachdem du einen aktuellen Export heruntergeladen hast. Das geht, sobald dein Tarif gekündigt oder beendet und die Widerrufsfrist vorbei ist. Läuft ein gekündigter Tarif noch, endet die Nutzung mit dem Antrag; für die Restzeit gibt es keine Erstattung (AGB § 6 Nr. 1). Mit diesem Antrag weist du mich an, das Unternehmen sofort zu sperren und es bis zum Ende des zehnten Kalenderjahres nach dem Antrag gesperrt aufzubewahren. Das ist die längste Frist nach § 147 Abs. 3 und 4 AO. Gesperrt heißt: Niemand kann das Unternehmen mehr öffnen, Schlüssel und Einladungen enden, Serien und externe Sicherungen stoppen, und ich verarbeite die Daten nur noch, um sie aufzubewahren oder dir auf Verlangen herauszugeben. Nach Ende der Frist lösche ich sie endgültig; fällige Löschungen nehme ich jeden Monat vor. Enthält dein Unternehmen nichts, was aufbewahrt werden muss (kein abgeschlossenes Dokument, keinen gebuchten Beleg, keine Zahlung, keine sonstige Aufzeichnung für die Gewinnermittlung und keine Rechnung von mir), entfällt die Aufbewahrung: Paperjay löscht es mit dem Antrag sofort und endgültig, und der Dialog sagt dir das vorher.
  4. Sofortige Löschung. Willst du keine Aufbewahrung bei mir, verlangst du die Löschung in Textform an mail@tbuck.de. Ich lösche das Unternehmen dann innerhalb von 30 Tagen endgültig, auch wenn du dafür Aufbewahrungspflichten selbst erfüllen musst.
  5. Sicherungen. Nach der endgültigen Löschung bleiben die Daten noch in den Sicherungen, bis diese ablaufen: höchstens 37 Tage in den Dumps auf dem Server und, weil die Sicherung des Servers diese Dumps mitnimmt, höchstens sieben Monate auf dem NAS. Aus Sicherungen stelle ich gelöschte Unternehmen nicht wieder her, außer es ist für die Wiederherstellung des ganzen Dienstes nötig; dann lösche ich sie sofort erneut. Stelle ich den Dienst ein, endet auch die Aufbewahrung nach Nr. 3. Ich kündige das an, wie es AGB § 11 Nr. 5 beschreibt, gebe dir die aufbewahrten Daten vorher vollständig als Export heraus und lösche sie danach.
  6. Nach der endgültigen Löschung bestätige ich dir das auf Anfrage in Textform.

10. Nachweise und Kontrollen (lit. h)

  1. Ich gebe dir die Informationen, die du brauchst, um die Einhaltung dieses Vertrags zu prüfen. In der Regel genügen dieser Vertrag mit Anlage 1 und meine schriftliche Auskunft auf deine Fragen.
  2. Ich ermögliche Kontrollen vor Ort, auch durch einen von dir beauftragten Prüfer, der zur Verschwiegenheit verpflichtet ist. Den Termin stimmen wir mit mindestens vier Wochen Vorlauf ab, so dass der Betrieb nicht gestört wird. Die Kosten deiner Kontrolle trägst du. Das Rechenzentrum betreibt STRATO; dort verweise ich auf die Nachweise und Prüfrechte, die STRATO mir gewährt.

11. Ort der Verarbeitung

  1. Ich speichere die Daten nur in Deutschland: auf dem Server in Frankfurt am Main und in der Sicherung auf dem NAS in meinen Räumen. Zur Wartung greife ich nur aus der EU oder dem EWR darauf zu.
  2. Eine Übermittlung in ein Drittland findet nur auf deine Weisung und nach Art. 44 ff. DSGVO statt und steht dann in Anlage 2.

12. Haftung und Rangfolge

  1. Für die Haftung gegenüber betroffenen Personen gilt Art. 82 DSGVO. Im Verhältnis zwischen uns gilt § 12 der AGB.
  2. Bei Widersprüchen zu den AGB geht dieser Vertrag in Fragen des Datenschutzes vor.

Anlage 1: Technische und organisatorische Maßnahmen

Nach Art. 32 DSGVO. Beschrieben ist der Stand vom 15.11.2026, wie ihn Server, Betriebsdokumentation und Code belegen.

Vertraulichkeit

Rechenzentrum und Server

Anmeldung

Zugriff und Trennung

Verschlüsselung

Integrität

Verfügbarkeit und Belastbarkeit

Datenminimierung

Regelmäßige Überprüfung


Anlage 2: Unterauftragnehmer

LeistungAnbieterOrtDatenGrundlage
Server und RechenzentrumSTRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 BerlinFrankfurt am Main, Deutschlandalle DatenVertrag zur Auftragsverarbeitung mit STRATO
Postfach für Support (mail@tbuck.de), soweit du mir Daten deines Unternehmens schickstdogado GmbH, Saarlandstraße 25, 44139 DortmundDeutschlandwas du in die Nachricht schreibst oder anhängstVertrag zur Auftragsverarbeitung mit dogado

Keine Unterauftragnehmer im Sinn dieses Vertrags sind:

Eine Bankverbindung über einen Kontoinformationsdienst bietet die gehostete Fassung derzeit nicht an. Kommt sie dazu, ergänze ich diese Anlage nach § 7 Nr. 2.